Cum funcționează arhivarea?

Deții o companie și ai un depozit plin cu documente? Te gândești să apelezi la o firmă specializată în servicii de arhivare documente, dar nu știi ce implică cu exactitate acest proces? Arhivarea este un proces important și necesar pentru păstrarea documentelor și informațiilor importante pe termen lung. Acest proces te ajută să gestionezi în mod eficient informațiile, să respecți legislația în vigoare și să ai acces facil la anumite documente, atunci când ai nevoie. Cum funcționează arhivarea și ce servicii poți alege? Descoperă în continuare.

Tipuri de servicii arhivare documente – electronică și fizică

Firmele care se ocupă cu servicii arhivare documente oferă clienților două modalități prin care-și pot păstra documentele: arhivare electronică și fizică. Arhivarea electronică se referă la conversia documentelor fizice în format digital și stocarea lor pe un suport electronic, cum ar fi hard disk-uri, servere sau cloud storage. Arhivarea fizică se referă la stocarea efectivă a documentelor în spații special amenajate. Aici sunt păstrate intacte pentru o perioadă de timp stabilită și recuperate manual atunci când este necesar.

Cum funcționează procesul de arhivare documente?

Indiferent că alegi servicii de arhivare documente electronice sau fizice, procesul implică o serie de etape esențiale:

• identificarea și evaluarea documentelor – înainte de a începe la arhivarea propriu-zisă, este necesar să se identifice și să se evalueze fiecare document supus arhivării. Se pot verifica facturi, documente legale, rapoarte financiare, fișe angajați și alte documente importante pentru compania ta.
• sortarea – documentele sunt apoi organizate și catalogate în funcție de anumite criterii relevante, stabilitate de la bun început.
• stocarea și conversia – documentele alese pentru arhivare se aranjează în cutii pentru păstrare fizică sau se scanează și convertesc în format digital.
• gestionarea – documentele arhivate beneficiază de un proces de indexare și catalogare, menite să faciliteze căutarea și recuperarea lor ulterioară. 

Fie că alegi arhivarea electronică, fizică sau ambele tipuri de servicii, arhivarea este un proces esențial și important pentru o companie, indiferent de dimensiunea ei. Este obligatorie din punct de vedere legal și îți permite să nu pierzi și să ai acces la anumite documente într-un timp mult mai scurt. Dacă nu ai început acest proces, asigură-te că apelezi o specialiști în arhivare care să-ți elibereze depozitul cu documente și să te ajute să deții o evidență organizată și clară a acestora.